Börsenblatt für den deutschen Buchhandel : 19.03.1913

» Deutschen Reiche zahlen für jedes Exemplar 30 Mark bez. ^36 Mark jährlich. Nach dem Dusland erfolgt Lieferung -über Leipzig oder dur^ Kreuzband, an Nichtmit^liedec in ?» oder^deren Raum koktet 301)f. Dei^eiaer^n^^n ^ Mitgl^eder^ür die Seile 10 "Pf. »W>IgN-d-r für dl-3-Ü-lo'pl.. sll- "'s "32 ZS M." 8 statt 18 M. Stellengesuche werden mit kV Pf. pro ^ r: Mdun, IS p,° >, °s.°z!sd Ä m°. ^s.'^ö M.° m- Mch " :» rr">>>gll-d-r 40 PI., zr M.. so M.. loo M. - D-ildg-n w-rd-n Frucht angenommen. —Deiderfeitiger Erfüllungsort ist Leipzig Nr. 64. Leipzig, Mittwoch den 19. März 1913. 80. Jahrgang. Redaktioneller Teil. Registratur und Geschäftsarchiv im Verlags buchhandel. Das Geschäftsleben des Verlegers bringt an Material viel mit sich, das eine sichere und geordnete Aufbewahrung für be stimmte oder unbestimmte Zeit erfordert. Das Handelsgesetzbuch schreibt hierzu in Z 44 vor: »Die Kausleute sind verpflichtet, ihre Handelsbücher bis zum Ablaufe von zehn Jahren, von dem Tage der darin vor genommenen letzten Eintragung an gerechnet, aufzubewahren. Dasselbe gilt in Ansehung der empfangenen Handelsbriefe und der Abschriften der abgesandten Handelsbriefe, sowie in An sehung der Inventuren und Bilanzen.« Neben der Befolgung dieser gesetzlich auferlegten Verpflichtung bleibt aber der eigenen Voraussicht des Verlegers noch ein weites Feld der Betätigung offen. Nicht nur der Briefwechsel in seinen mannigfachen Abstufungen und die Haudelsbllcher sind es, die das Geschästsarchiv bilden, sondern seiner Bedeutung als Sammelort alles Aufhebenswerten entsprechend umfaßt es auch die Eingangs rechnungen, außer Wirkung gesetzte Dokumente, die zahlreichen Skripturen, stattstische Ergebnisse, Zeichnungen, Photographien, Klischees usw. Aus Gründen der leichten Benutzbarkeit erfordert das Ge schäftsarchiv hinsichtlich des Briefwechsels und des Rechnungs wesens eine Zweiteilung: die Registratur, als den Auf bewahrungsort des laufenden Briefwechsels und Rech nungswesens und das Geschästsarchiv, als den der Vergangenheit. In der folgenden Darstellung wird dieses Erfordernis der Praxis besonders unterstrichen wer den. Da die Einrichtung der Registratur nicht nur von erheblichem Einfluß auf ihre Zuverlässigkeit ist, sondern auch die Grundlage für eine übersichtliche Gestaltung des Archivs bildet, mutz der Registratur als dem Vorläufer des Archivs im nach folgenden ein größerer Raum gewährt werden. Tie Registratur. Neuerungen in der Kontorprnxis finden im Buchhandel nicht immer diejenige Beachtung, die ihnen von an deren Handelszweigen mit Recht geschenkt wird. So ist es auch dem betriebstechnischen Konservativismus zuzuschreiben, daß die Fortschritte in der Registratur im Buchhandel vielfach noch kei nen festen Fuß fassen konnten. Die noch öfter anzutrefsende Einrichtung, Briefe, Rechnungen usw. fein säuberlich zu falzen, Absender, Ort und Datum des Schriftstücks auf der Außenseite zu vermerken und das Ganze alphabetisch geordnet — oder auch ohne das —, buchstabenweise eingeschnürt aufzubewahren, ist einer jener Gebräuche, für die in unserer schnellebigen Zeit kein Platz mehr ist. Die Losung des modernen Kaufmanns »Zeit ist Geld« hat bei der Registratur be sondere Berechtigung. Das heutige Geschäftsleben erfordert Schlagfertigkeit auch im kleinsten. So muß auch der schriftliche Verkehr durch zweckmäßige Aufbewahrung der Korrespondenz schnell überblickt und leicht und sicher gehandhabt werden können. Die Voraussetzung für eine, berechtigten Ansprüchen genügende Registratur bleibt eine klare Gliederung. Es empfiehlt sich daher die Trennung der Korrespondenz in den allgemeinen Briefwechsel, in den Verkehr mit Autoren und Herausgebern, wie auch in den mit den Kommissionären, Druckereien, Buchbindereien, Papierfabriken, chemigraphischen Anstalten, Bank, Großabnehmern, Großinserenten, Auuoncen-Expeditionen. Rechnungen werden ebenfalls abge sondert. Allgemeine Briesablage: Die Wohl praktischste und meistgebräuchliche Form der Aufbewahrung ist die der Brief ordner mit Lochung. Wo nicht besondere Verhältnisse das Folio- format der Mappen bedingen, sind die Quartmappen die empfeh lenswertesten. Bei der Einrichtung der Registratur ist zu berück sichtigen, für welche Zeitdauer die Benützung ein und derselben Mappen vorgesehen ist. Da die Mappen eines Alphabets nicht säurt- lich zu gleicher Zeit gefüllt sind, wird es immer wieder Vorkom men, daß einzelne Mappen je nach ihrem Buchstaben früher oder später ausgewechselt oder geteilt werden müssen. Um diese lästige Auswechslung zu umgehen, empfiehlt es sich, das Alphabet einer Mappenregistratur möglichst reich zu gliedern. Da ein Brief ordner etwa 30Ü—350 Briefe und Postkarten aufnehmen kann, so genügt einem mittleren Verlagsgeschäft eine aus lO oder 12 sauf das Alphabet verteilten) Ordnern bestehende Registratur für ein Jahr. Da es von besonderem Vorteil ist, die Korrespondenz mit einer Person oder einer Firma möglichst von einem größeren Zeitraum beieinander zu haben, so wird praktischer und zeiterspa render Verfahren, wenn die Registratur mit 18, 20 oder 24 Ordnern Verwendung findet, so daß eine solche Briefablage dann reichlich zwei Jahre im Gebrauch sein kann. Die Bureauartikelindustrie liefert diese Ordner in jeder gewünschten Registereinteilung. Bei 12 Ordnern kann die folgende gebräuchliche Einteilung verwen det werden: A—Bi, Bl—Cz, Da—Ez, Fa—Gz, Ha—Ju, Ka— Kz, La-Lz, Ma-O, Pa-Sz, Scha-Stz, Ta-Vz, Wa-Zw. Durch die größere Gliederung und die dadurch gegebene bessere Ausnützung der einzelnen Ordner wird auch eine kleine Erspar nis an Mappen erzielt. 20 Ordner würden in diesem Falle aus reichen. Tie Einteilung wäre dann: A—Bei, Bek—Boz, Bra— Cz, Da—Ek, El—Fu, Ga—GH, Ha—Hez, Hi—Jz, Ka—Kz, La— Ly, Ma—Mez, Mi—My, Na—Qu, Ra—Rü, Sa—Sz, Scha—Schz, Sta—Stz, Ta—Bz, Wa—Wim, Win—Zw. Die Verwendung von Futteralen zu den Ordnern ist, weil sie im Gebrauch unhandlich sind, weniger anzuraten, obwohl sie für die Ordner einen guten Schutz gegen Staub bilden. Sind die Mappen so weit gefüllt, daß sie nicht weiter benutzt werden können, so empfiehlt er sich, die Briefschaften nicht in diesen Registraturmappen zu belassen, son dern in die sogenannten Ablege- oder Verwahrmappen umzufül len. Da diese Ablege- oder Verwahrmappen etwas leichter ge arbeitet und in ihrem Mechanismus einfacher gehalten sind, ist der Preis dafür niedriger als der der Registraturmappen. Das Umfüllen in die Ablegemappen geschieht mit einem Griff. Es wird hierzu die gleiche Anzahl Ablegemappen gebraucht, als Re- gistraturmappen umzufüllen sind. Die so entleerten Briefordner können bei ihrer Dauerhaftigkeit eine lange Reihe von Jahren weiterbenutzt werden. Die in den Ablegemappen befindlichen Re gister sind dann zur Verwendung in den Briefordnern bestimmt. Eine kleine Schwäche weisen allerdings die Ordner auf. Durch die Einreihung der Postkarten werden die gefüllten Mappen in der Mitte höher als an den Seiten. Die in den Handel ge brachten Postkarten-Sammelblätter oder -Anklebestreifen, die hierin Besserung schaffen sollen, sind allerdings für die meisten Fälle nicht empfehlenswert. Jedes Blatt oder jeder Streifen Mn